0. 引言

我们统计了「7D 周日计划达成挑战赛」中学员们的主要问题，其中，「工作被打断」的处理方式被提出的次数最多。所以，针对这个问题，我希望从解决方案、理念问题、原理分析的三个方面进行说明，以帮助伙伴们摆脱「被打断」的困扰。

1. 解决方案 - 处理流程

来，我们直奔主题，如果你遇到了这个问题，要如何解决呢？

我给你画了一张流程图，先一起看看：

我来解释一下这张图片：

  • 场景：你正在执行着「计划」中的「任务」A；
  • 突发：突然有一个「新任务」B 出现，并且，B 还要求 A 停止，先开始执行 B。我们将其叫做「打断」；
  • 判断：虽然 B 要求先执行自己，但是，我们还是要进行判断，判断的标准是优先级。
    • 如果 B 的优先级比较低，则走上方路径：先记录任务 B，再继续执行原来任务；
    • 如果 B 的优先级比较高，则走下方路径，见下文。
  • 备忘：在将所有的工作资源转向任务 B 之前，需要记录 A 任务推进的情况（任务进度、思路等），以便于再次回归时降低思考成本。
  • 投入：调整状态，把最佳的工作状态、能力储备、注意力都投向任务 B，认真仔细完成它；
  • 回归：B 任务完成后，回到原来计划的 A 任务上，继续完成 A 任务。

2 关键要点：什么是优先级

整个流程中，有一个非常关键的框图——平行四边形所代表的「判断」，而判断的标准是优先级，那什么是优先级呢？

不同人对优先级有不同的认识，但是通常都会使用「重要&紧急」两个维度来判断，比如「即重要也紧急」的任务，优先级就很高。

这是一种很好的判断方式，但是在实际情况下总会有让人迷惑的任务出现，导致自己不太好判断，来看这个例子： 

我正在进行一个任务 A，部门的要求是上午十一点前把任务完成，现在已经十点半了，我必须要抓紧了。
就在这个时候，我的 Boss 让我去园区快递点取一个文件包。
天啊，来回要 20 分钟，我的任务怎么办啊，焦虑了……
如果重要紧急的一定是任务 A 啊，可是取文件包到底是不是更重要紧急呢？

这样的例子很多，由于有两个维度共同比较，所以就会容易出现令人迷惑的情况。为了说清楚原因，我可以把「重要&紧急」的判断方式进行量化，你就知道问题在哪里了：

  • 我们把每件任务的「重要和紧急」两个属性划分为 10 级，分别用 1-10 分表示；
  • 那么，请问下面两件事情哪件优先级更高？
    • 任务 A：重要性 8 分、紧急性 7 分；
    • 任务 B：重要性 6 分、紧急性 10 分；

请问，任务 A 和任务 B 你会优先处理哪个？不知道你会怎么选择，我自己也会很迷惑。所以，我形成了一个很重要的结论： 

虽然，按照「重要紧急」判断任务的优先级是一种传播最广泛的方法，但是，它并不是一种最好的方法。
最好的方法，是用单一维度来判断的。

最好的方法是用单一维度来判断的，那什么可以代替「优先级」成为判断任务执行顺序的标准呢？我的答案是：后果严重性：

  • 在时间和精力资源都充足的情况下，选择任何执行顺序都不会有问题，毕竟有的是时间和精力；
  • 在各类资源受限的时候，就要考虑哪件任务不完成会导致更为严重的后果，那就先做这件任务。

再来看本部分的案例：究竟是选择完成任务 A 还是选择去拿文件包呢？这个问题就可以转化为：如果不按时间要求完成任务 A 后果严重，还是不去拿文件包后果严重呢？这样，问题就更容易解决一些了。

3. 还有一些要点你要知道

只要有人的地方就会变得复杂，即便用「后果严重性」来判断优先级，可能还是有伙伴会分不清楚，这就需要持续地实践并根据实际情况来优化调整自己的判断方式了。面对临时打断、新增任务、优先级的选择等问题的处理，我还有几条建议如下：

不要抱怨、不要陷入情绪。不要因为有打断，让你的计划不能按照自己想象中的样子推进，就要抱怨、愤恨、诋毁或者是否定自己等，毕竟做计划的时候很多事情是考虑不到的，实际情况也一定不会按照你想象中的方式去推进。所以，面对实际变化，做出快速调整才是关键，而不要进入「计划有变」和「情绪困扰」的双重压力之下，放下情绪、抓紧行动、取得成果才最重要。

向自己的负责人询问优先级。有的时候多种任务选择出现的情况下，确实很难判断做事的顺序。比如：大 Boss 安排了 ABC 三件任务，小 Boss 安排了 MN 两件任务，你要先做哪件呢？或者是两个 Boss 之间有矛盾，他们给我安排的任务应该先做哪一件呢？这个时候，除了问「哪个后果更严重」之外，还可以把向关键人提出要求，要求他帮助你进行任务的排序。

解决问题的方法一定在问题之外。「不识庐山真面目，只缘身在此山中」，真正解决外部中断、时间资源冲突、多项任务同时推进的方法，应该是：

  • 持续提高工作效能，把工作任务往前赶着做；
  • 要使用增量竞争，而不是存量竞争，扩展阅读：《职场青年复利式高速成长策略分析》；
  • 除了工作本身，还要关注人的关系，处理多种不同矛盾。

4. 结尾

试试看，把「处理流程」+「优先级判断」+「更多要点」进行组合，看看能否能够帮助你更好地完成日计划呢？

请在今日的工作中，尝试本文的内容，对新增任务进行分析判断，按照不同情况的处理机制去处理。请你在实践后，把自己的感受发布到活动微信群，我们会选出一名最佳反馈的伙伴，送出「永澄老师答疑卡」一张。

摩拳擦掌，开始实践吧！

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  • 2018-04-17 发布文章内容 by 易仁永澄